Crear empresa en Estonia 100% online ¿Cómo se hace?

Crear empresa en Estonia

Tras el artículo que publicamos sobre la e-residencia, surgieron varios comentarios y preguntas sobre cómo crear empresa en Estonia.

Decidí esperar a que terminara todo el proceso para poder compartir mi experiencia. Este artículo sobre cómo crear empresa en Estonia es una guía para ayudar a entender cómo funciona todo y dar mi opinión sobre el proceso.

¿Por qué he decidido crear una empresa en Estonia?

El país está ganando protagonismo por ser uno de los más tecnológicos y seguros del mundo. Casi todo allí se hace de forma 100% digital. Sus leyes e impuestos para empresarios y autónomos son muy atractivos en comparación con otros países de Europa.

Estonia fue el primer país en ofrecer una E-residencia, un programa que comenzó a finales de 2014 y que ya cuenta con más de 70.000 e-residentes en todo el mundo. Por estas y otras ventajas (que descubrirás a lo largo del artículo) decidí tener un número de identificación fiscal estonio.

Por qué Estonia es un buen lugar para hacer negocios?

Estonia está considerada la sociedad digital más avanzada del mundo. Esta afirmación ya crea vías para entender las ventajas de crear una empresa en el país.

El país siempre me ha llamado la atención. La calidad de vida y los programas de incentivos para autónomos y emprendedores online son sus principales ventajas.

Así que empecé a investigar mucho y descubrí que era posible abrir una empresa en Estonia, sin tener residencia física.

El proceso no es complicado y se puede hacer mediante la E-residencia, que proporciona una residencia y una identidad 100% digital.

Además, el país tiene un ambiente competitivo y alentador. El gobierno, por su parte, apoya bastante el espíritu empresarial. Suena como un sueño, ¿verdad? Me queda una lista de razones favorables:

    • Política fiscal y baja tasa de impuestos;
    • Población altamente educada y con mentalidad empresarial;
    • Infraestructura de telecomunicaciones muy desarrollada;
    • Posibilidad de abrir cuentas en bancos online y tradicionales;
    • Facilidad en la presentación de impuestos;
    • Programa de residencia electrónica para agilizar y facilitar la apertura de una empresa en Estonia.

La lista y las demás razones expuestas dejan claro que crear una empresa en Estonia puede ser una buena elección.

Confieso que me emocioné bastante cuando empecé a descubrir todo esto. Así que acabé iniciando el proceso de residencia electrónica y de apertura de la empresa sin haber visitado nunca el país.

Qué es la e-residencia en Estonia?

La e-residencia es un programa que el gobierno estonio ha puesto en marcha para que cualquier persona del mundo pueda obtener una «e-residencia» en el país.

En primer lugar, hay que entender que, a pesar de tener ese nombre, no proporciona la residencia legal en el país. La e-residencia sólo sirve como identificación para poder realizar diferentes trámites legales en el país, incluyendo la apertura y gestión de una empresa.

El programa comenzó en 2014 y Estonia fue pionera en ofrecer esta nueva modalidad de residencia. Uno de los objetivos es derribar las fronteras digitales y también atraer a las empresas y a los trabajadores autónomos, con una oferta de tasas e impuestos más bajos que la mayoría de los países.

Esto abre oportunidades para que cualquier persona del mundo tenga la posibilidad de adquirir algunos derechos en el país.

Todo el programa está administrado por el gobierno estonio, lo que aporta mayor seguridad a los interesados en participar.

Al convertirte en residente electrónico, puedes registrar empresa en Estonia y abrir una cuenta bancaria europea. Podrás dirigir una empresa sin haber pisado nunca el país.

Para quién es la e-residencia?

El programa de e-residencia está dirigido principalmente a los emprendedores de negocios digitales y freelancers que quieran crear empresa en Estonia.

Veamos con más detalle para quién está hecho:

  1. Trabajadores a distancia que prestan servicios 100% en línea;
  2. Empresarios que tienen una empresa con alto potencial de crecimiento;
  3. Nómadas digitales que quieren una forma de gestionar su negocio a distancia;
  4. Personas que no tienen la ciudadanía estonia, pero que desean tener algunas oportunidades de emprender negocios en el país de forma legal.

Si eres nómada digital como yo, después de enumerar estos cuatro puntos, te das cuenta de que el programa se ajusta al estilo de vida nómada y el trabajo a distancia.

Cómo crear una empresa en Estonia?

Si estás interesado crear una empresa en Estonia, te vamos a presentar los pasos necesarios para que lo consigas a través de la E-residencia.

Es posible hacer los procesos por tu cuenta o con una empresa especializada. Personalmente, he utilizado los servicios de Xolo.io en Estonia – una plataforma de gestión contable y empresarial 100% online. La empresa me dio seguridad y sabemos que para estos temas, es bueno tener especialistas que ayuden.

Una información importante es que Xolo no permite crear una empresa en Estonia con socios. Es dirigido a los autónomos y los trabajadores por cuenta propia.

Veamos ahora todos los pasos necesarios:

1. Identificar motivaciones para realizar la solicitud

El primer paso será el proceso de averiguar las motivaciones para crear empresa en Estonia. Hay que contar detalles sobre el negocio y su funcionamiento a distancia. Se puede llevar a cabo este proceso accediendo a la página web oficial de la E-residencia.

En el caso de Xolo, hay que entrar en la página web: https://www.xolo.io/registery comenzar el registro. Hay diferentes preguntas sobre el negocio, ya que necesitan entender la actividad y cómo será la empresa en el futuro.

Xolo enviará luego un correo electrónico indicando si la empresa entra o no en el programa. Después de esta verificación, acepta la solicitud y se puede iniciar la solicitud de residencia electrónica.

2. Solicitud de residencia electrónica

En la segunda fase, debes solicitar el programa de E-residencia rellenando todos los datos en la página web oficial del gobierno estonio.

Es importante saber:

  • Los gatos son de 100 euros, pero si solicitas retirar el «DNI» fuera de Estonia le añaden 20 euros, lo que hace un total de 120 euros. Si tu solicitud es rechazada, no te devuelven este importe;
  • La tarjeta no se entrega a domicilio, hay que seleccionar uno de los puntos de entrega que aparecen en la web para recogerla en persona (embajada de Estonia en Madrid por ejemplo). Este es el único proceso que requiere una presencia física;
  • Hay puntos de recogida en diferentes países, pero aún no cubre todo el mundo;
  • El plazo es de 30 días para obtener una respuesta con el resultado de la solicitud. Por mi parte, fue rápido. Recibí 18 días después de enviar todos los datos y hacer el pago.
e-residencia

3. Recibir el kit de inicio de la e-residencia

Después de ser aprobado en todos los pasos anteriores, el gobierno estonio enviará el kit de residencia electrónica por correo diplomático al lugar de recogida elegido que indicas durante la inscripción.

Este paso dura entre 2 y 5 semanas.

Tras recibir el correo electrónico de confirmación, es necesario acudir al lugar indicado para dejar las huellas dactilares y recibir el kit en mano. El proceso es muy sencillo y tarda menos de 15 minutos en completarse.

El kit se compone de:

    • Tarjeta de identificación digital;
    • Lector de tarjetas USB;
    • Códigos de acceso.

Será a través de ellos que podrá autenticar la identidad y las firmas digitales. Con todos estos documentos en la mano, ahora puedes crear empresa en Estonia.

4. Registro de la empresa

Ha llegado el momento de llevar a cabo el registro de la empresa. El primer paso será contratar un servicio local para obtener la dirección de la empresa en el país y también el contable de la empresa.

A continuación, tras la contratación, hay que rellenar el formulario gubernamental y esperar la aprobación. El coste de este paso es de 190 euros. En general, el resultado se obtiene en 3 horas.

Xolo.io realiza este proceso, actuando como tu contable. Es uno de los servicios que se incluyen en la cuota mensual.

5. Abrir una cuenta en un banco digital

Para crear una empresa en Estonia, hay que abrir una cuenta bancaria para gestionar el negocio.

Por lo tanto, puedes optar por un banco digital y abrir una cuenta Wise para empresas, ya que es una cuenta multidivisa.

Podrás encontrar más información aquí: https://www.wise.com/es/business

Si prefieres una sucursal física, tendrás que acudir al lugar para la apertura de la cuenta (en Estonia).

6. Hacer una aportación de capital

Por último, hay que hacer una aportación de capital para crear empresa en Estonia.

Quizás te preguntas si podrás realizar todos los pasos sin ayuda.

La verdad es que puedes hacerlo todo tú mismo, pero siempre te aconsejo que busques empresas cualificadas que te ayuden. Yo no me arrepiento de haber solicitado Xolo.io para acompañar en los procesos.

Cuanto cuesta crear una empresa en Estonia?

He creado un resumen de los gastos en cada paso, incluyendo la cuota mensual de Xolo. Puede ayudar a entender la inversión para el inicio:

Servicio
Coste
Tarjeta E-Residencia
120 €
Registro de empresa
190 €
Registro comercial
25 € + IVA
Cuota mensual Xolo
79 € + IVA

Actividades autorizadas

La idea principal del país es atraer a profesionales autónomos y freelancers que trabajen al 100% a distancia. Las áreas y actividades son diversas, lo que le ofrece un amplio abanico de oportunidades.

Para que te hagas una idea, hoy hay más de 70 mil e-residentes y más de 10 mil empresas abiertas. La mayoría de ellos veían a Estonia como un lugar que fomenta el crecimiento y el Foro Económico Mundial ha elegido al país como la nación más emprendedora del mundo.

Por ello, cada día que pasa se incluyen más sectores en la lista de posibilidades. Esas son las principales áreas en las que operan los e-residentes:

    • Blockchain;
    • Ciberseguridad;
    • Comercio electrónico;
    • Logística;
    • Salud;
    • Alimentos;
    • Fintechs;

Bancos para empresas

Ya sabemos que para crear una empresa en Estonia se necesita una cuenta bancaria. Existe la libertad de elegir entre los bancos tradicionales y los digitales.

He puesto en esa tabla algunos ejemplos de instituciones que están habilitadas para la residencia electrónica:

Bancos digitales
Bancos tradicionais
Wise
SEB (Suécia)
N26
Swedbank (Suécia)
Holi
LHV ( Estônia)

Conviene recordar, una vez más, que los bancos tradicionales exigen una presencia física. Por lo tanto, si te decides por uno de ellos, tendrás que ir a la sucursal para abrir la cuenta.

Obligaciones fiscales

Es importante entender que la residencia fiscal personal y la de la empresa no son siempre las mismas. Hay que diferenciar la empresa en Estonia, y la persona física. Son dos entidades completamente diferentes.

Al crear la empresa en Estonia, sólo se paga el impuesto de residencia fiscal de la empresa.

Los impuestos personales se pagan en el país de residencia.

Impuesto personal

Los impuestos personales incluyen una gran variedad de servicios, que van desde las pensiones hasta la sanidad y la educación. Es muy importante entender que los impuestos personales y los de la empresa no son siempre los mismos.

Para entenderlo mejor, en pocas palabras, la residencia es el lugar donde vives y tienes una dirección física, ya sea tu país de nacimiento o aquel en el que tienes la ciudadanía, o un permiso de residencia.

La mayoría de los países consideran residente fiscal si tiene un permiso de residencia y está presente en el territorio más de 6 meses al año.

En Estonia, por ejemplo, se le considera residente fiscal si está en el país al menos 183 días al año. Tienes que saber que la residencia electrónica no te convierte en ciudadano estonio.

En resumen, el impuesto que tienes que pagar es sobre tus ingresos cuando recibes el salario de tu empresa. Para este proceso, es necesario contar con un contador o plataforma como Xolo.io que pueda ayudarle con todos estos temas.

Impuestos de la empresa

Lo más importante es garantizar el pago de todos los impuestos para no tener problemas con las autoridades fiscales en el futuro.

El impuesto lo paga la empresa donde tiene su residencia fiscal.

Para evitar confusiones, ya que es un asunto que merece mucha atención, aconsejo buscar ayuda para no perder demasiado tiempo o que algo salga mal. Al fin y al cabo, queremos crear una empresa en Estonia para tener más facilidad, para su gestión entre otras cosas.

Todas las empresas creadas en Estonia con la E-residencia ya se considera automáticamente su residente fiscal. El país cuenta ya con 57 tratados para evitar la doble imposición, que incluyen a todos los Estados miembros de la UE y a la gran mayoría de los países de la OCDE, además de Ucrania y Turquía.

Impuestos y tasas en Estonia

El país presenta una política diferente en cuanto al pago de impuestos. Allí, se pagará sólo por el dinero que salga de la empresa.

Esto significa que si el dinero se invierte, se pagan los gastos fijos y variables de la empresa está prácticamente libre de impuestos. Se puede utilizar diferentes actividades para realizar el pago de los gastos de la empresa. Como el alquiler de oficinas, las herramientas en línea, los billetes de avión y otras actividades.

Otro punto que debemos destacar, es que el impuesto sobre la renta se cobra mensualmente y sólo después de la distribución de beneficios (Ej: cuando se pagan los dividendos). Normalmente, el tipo del impuesto de sociedades es del 20%, con el cálculo del 20/80 de la cuota líquida imponible.

Buena noticia: a diferencia de otros países del mundo, Estonia ha bajado los impuestos a los empresarios. ¿Qué cambia esto?

A los dividendos que se pagan regularmente se les puede aplicar un 14/86. En resumen, si trabajas como autónomo y deseas tener parte del dinero (o todo) como dividendo regularmente, la cantidad que se deduce de los impuestos es del 14%.

Los e-residentes con negocios en Estonia deberán tener en cuenta los siguientes impuestos estonios:

    • 20% de impuesto de sociedades sobre los honorarios de los directores;
    • 33% de impuesto social sobre los honorarios del director;

Si tienes residencia en cualquier país de la UE o con convenio (Canadá, Australia y Ucrania a efectos de impuestos sociales). No se tienen en cuenta las deducciones fiscales personales, por lo que sólo se paga el 20%.

Para los nómadas digitales o para los que NO tienen residencia personal en los países mencionados, ofrece la posibilidad de adoptar un modelo de impuesto social en el que Estonia recaude este impuesto social y les proporcione un seguro médico y una pensión.

Para evitar el pago del 33% del impuesto social en Estonia, debes obtener un certificado A1 que demuestre tu cobertura por parte de las autoridades locales competentes y presentarlo a las autoridades fiscales estonias.El A1 y otros formularios relativos a los derechos de la seguridad social se enumeran aquí, pero es probable que haya más información específica en tu país de origen:

Si vives y estás asegurado por la seguridad social en Canadá, Ucrania o Australia -países que han suscrito un Acuerdo de Seguridad Social con Estonia- puedes presentar el correspondiente certificado que demuestre tu cobertura de seguridad social emitido por las autoridades locales. Esto es para que la empresa pueda eximir los honorarios de los directores del impuesto social en Estonia.

Los honorarios de los directivos pagados a los residentes de terceros países o a aquellas personas que no estén cubiertas por un régimen de seguridad social en la UE, países del EEE. Suiza o los países con convenio no podrán obtener la exención del impuesto social estonio.

Ejemplo:

Cuando los beneficios se distribuyen finalmente como dividendos, el impuesto del 20% lo paga la empresa (como impuesto de sociedades) y no la persona que recibe los dividendos. En Estonia no hay retención de impuestos sobre los dividendos.

En la mayoría de los casos, la persona receptora (jurídica o física) debe pagar los dividendos o el impuesto sobre la renta según las normas fiscales de su país de residencia.

Ventajas y desventajas de la e-residencia en Estonia

Para reunir toda la información, he creado dos listas. En la primera te mostraré las principales ventajas de la E-residencia y en la segunda sus desventajas.
Espero que con toda esta información puedas tener una visión más clara sobre el programa.

Vamos a comprobarlo:

Ventajas

  • Disminución de los problemas burocráticos para crear empresa en Estonia;
  • Facilidad de gestión empresarial;
  • La empresa será vista por el país como una empresa nacional;
  • La mayor parte de los procesos se pueden realizar por internet, incluida la gestión de la empresa;

Desventajas

  • Necesidad de encontrar una dirección física en el país (el servicio Xolo.io puede resolver este problema de forma sencilla);
  • No se producirá ninguna exención fiscal en el país de residencia fiscal;
  • Todo el proceso no garantiza la ciudadanía y sí la posibilidad de abrir una empresa en Estonia;
  • Riesgos de doble imposición (es bueno destacar que es ilegal y el empresario debe estar muy atento. Pues, si esto ocurre, debe buscar sus derechos).

Preguntas frecuentes

¿Es seguro crear una empresa en Estonia?

Como ya se ha dicho, Estonia es uno de los países más seguros del mundo. Esto se debe a que ha estado invirtiendo fuertemente en tecnologías de seguridad digital después de haber digitalizado todo su sistema.

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¿Es Estonia un paraíso fiscal?

No. Abrir una empresa en Estonia no significa no pagar impuestos. Lo que ocurre es que el país tiene un sistema fiscal claro e inteligente, en el que sólo se grava lo que realmente se va a utilizar.

No es necesario pagar impuestos por todo el dinero que no se distribuye como beneficios. Los beneficios invertidos en la empresa están exento de impuestos. 

Conclusión

La residencia electrónica es una buena manera de crear una empresa en Estonia. De hecho, es la única manera si no vives en el país. Además, la facilidad de poder hacer todo en línea es un gran alivio para quienes están en constante movimiento. Creo que esto es lo más destacado del programa estonio.

Aunque parezca que todo se hace por arte de magia, hay un proceso un poco largo desde la solicitud de la residencia electrónica, hasta la finalización del proceso de apertura de un negocio. No es tan rápido, ya que hay plazos que hay que esperar y, en total, acaba tardando un poco más de lo esperado.

Por mi experiencia, es fundamental contar con una empresa que ayude en todo el proceso. Como dije antes, terminé eligiendo a Xolo.io por su buena reputación y hasta ahora no tengo nada de qué quejarme.

Durante el proceso surgen muchas preguntas y tener a alguien que explique todos los detalles es muy importante. No creo que merezca la pena hacerlo solo, teniendo en cuenta el tiempo que perdería buscando tanta información.

Por supuesto, también hay que destacar la parte fiscal, siendo mucho más sencilla de entender y con tipos más bajos que en la mayoría de los países. Conviene dejar claro que Estonia no es un paraíso fiscal, y aunque menos que otros países.

Hola, soy Michaël Louis, un nómada digital apasionado por las nuevas tecnologías y los viajes. Para ayudarte, puse en marcha Planet Nomad, donde escribo sobre el nomadismo, el trabajo remoto y el emprendimiento online.

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